Vereniging Stadshuus

 

Oprichting

Op 15 juli 2015 is de Vereniging Het Stadshuus opgericht.  Het doel van de vereniging is het (rendabel) exploiteren van een sociaal cultureel centrum. De vereniging tracht haar doel te bereiken door “het huisvesten van diverse maatschappelijk/culturele ondernemingen en het organiseren van evenementen (lezingen, exposities) en sociale en culturele activiteiten”.

Eén van de kenmerken van het concept Kulturhus is dat het een combinatie is van verschillende voorzieningen in één gebouw, waarin samenwerking de sleutel is. Vaak zitten hier zowel niet-commerciële als zakelijke dienstverlening onder één dak.

Voor Het Stadshuus is de samenwerking tussen zakelijke en niet-zakelijke dienstverlening het uitgangspunt. Net als bij een symbiotische samenwerking is de verhuur aan organisaties, die een marktconforme huur betalen, noodzakelijk om andere organisaties tegeneen  redelijke vergoeding, of zelfs gratis, gebruik te laten maken van het gebouw (zoals het Repaircafé, de Kledingbank, etc.). In het dagelijks verkeer in het gebouw kan deze samenwerking tot onverwachte kruisbestuivingen leiden.

Draagt u het Stadshuus een warm hart toe? Word dan nu lid van de Vereniging.

 

Jaarverslag Stadshuus 2015-2016

Wat vooraf ging

Sinds december 2013 bewoonden een aantal zzp’ers en de Lochemse Kunstfactor het oude gemeentekantoor van Lochem anti-kraak. In die tijd ontstond het plan om het pand Markt 3 niet door een projectontwikkelaar te laten verbouwen tot appartementen en winkels, maar het als sociaal-cultureel centrum te behouden voor de Lochemse gemeenschap. Samen met een aantal betrokken Lochemers vormden de eerste bewoners een werkgroep die een burgerinitiatief startte. In korte tijd, voorjaar 2015, tekenden 1400 mensen een petitie en er werd een bidbook geschreven, waardoor de gemeenteraad het plan serieus begon te nemen.

Op 6 juli besloot de gemeenteraad om het Stadshuus een kans te geven: binnen een half jaar moest worden aangetoond dat het pand rendabel kon worden gerund.

Vereniging en bestuur

Op 15 juli passeerde bij de notaris de oprichtingsakte van de Vereniging Het Stadshuus. Een bestuur van vijf mensen ging aan de slag:

–           Peter van Waveren, voorzitter,

–           Annelies Bontekoe, secretaris,

–           Wim Raanhuis, penningmeester,

–           Herman Neppelenbroek, gebouwbeheer,

–           Rikie Oosthof, bestuurslid.

Eind augustus trad Annelies Bontekoe terug, omdat zij zich niet kon verenigen met de lijn die de rest van het bestuur uitzette. Rikie Oosthof nam haar plaats als secretaris in. Hoewel naarstig is gezocht naar een bestuurslid met ervaring op facilitair gebied, is tot nu toe nog niemand gevonden. Gevolg was wel dat de vier bestuursleden voor vijf hebben gewerkt. Alle bestuursleden hebben een aantal portefeuilles met werkzaamheden in beheer, zoals verhuur, achterstallig onderhoud, schoonmaak, sociale media en evenementen.

Tot april 2016 vergaderde het bestuur wekelijks. Inmiddels is de frequentie terug­gebracht naar een keer per twee/drie weken.

Het bestuur wordt ondersteund door Loes Vermeer als HR-functionaris voor de vrijwilligers.

De wethouder kwam op grond van de vorderingen na goed twee maanden met het voorstel om het besluit tot permanente verhuur van Markt 3 aan de Vereniging Het Stadshuus naar voren te halen: van januari 2016 naar oktober 2015. Daardoor ondersteunde de Gemeenteraad op 12 oktober unaniem het voorstel om het pand Markt 3 voor onbepaalde tijd te verhuren aan de Vereniging Het Stadshuus.

De Vereniging heeft momenteel ongeveer 250 leden.

Verhuur van ruimtes

Het Stadshuus kan alleen rendabel draaien als er op de vier verdiepingen die het pand heeft, voldoende ruimtes worden verhuurd, zowel permanent als incidenteel. De verhuur had grote prioriteit, omdat daardoor geld binnenkomt om een Stadshuus draaiend te maken en te houden. Mede in overleg met de gebruikers tot dan toe, werd een verdeling gemaakt in ruimtes voor permanente en andere die voor incidentele verhuur in aanmerking komen.

In eerste instantie werden huurcontracten gesloten met de reeds aanwezige bewoners, waarbij rekening werd gehouden met hun pioniersstatus en overgangsregelingen zijn afgesproken.

Voor de overige ruimtes bleek veel belangstelling, waardoor reeds eind september duidelijk was dat de exploitatie rond zou kunnen komen.

Ruimtes zijn nu (mei 2016) permanent verhuurd aan: de Muzehof, Stichting Welzijn Lochem Jongerenwerk, Stichting Lochemse Kunstfactor, Buurtzorg (m.i.v. oktober 2016), het Repair Café, de Kledingbank Goed, Gaasbeekhuys, KijkG, Radio 573, Luster Workshops, OpenSpots, Fresh Idea Factory, BizziB, LochemEnergie, Gerthe Lamers & co., Sara Mens, de Traumatherapeut en ExtraNieuws.

Er is op dit moment nog één ruimte op zolder beschikbaar voor permanente verhuur.

In de afgelopen periode zijn er twee bijeenkomsten geweest met de huurders, waarin constructief aan verbeteringen is gewerkt. Zo is nu ook gestart met een vrijdagmiddag­borrel voor huurders en vrijwilligers.

De incidenteel te verhuren ruimtes zijn, afhankelijk van de grootte, geschikt voor vergaderingen, presentaties/lezingen en gesprekken.

Deze ruimtes zijn: de Molenzaal, de Marktkamer, de Smeezaal, de Tuinkamer, Velhorst, Verwolde en Nettelhorst en een deel van de kelder. Daarnaast is er op de zolder een groot schildersatelier.

Voor de verhuur van de ‘incidentele ruimtes’ is een reserveringssysteem opgezet, gekoppeld aan de website. Huurders kunnen zo zelf boeken en meteen betalen.

Momenteel zijn er verschillende semi-permanente huurders: het koor Popcorn, het koor LokoLoko, de Schaakvereniging Lochem, de Dansgroep voor ouderen, en diverse schildergroepen.

De Wandelclub, de Koffiegroep voor Ouderen (beide SWL) en een Kaartclub voor ouderen maken wekelijks gebruik van de Huiskamer.

Diverse organisaties en instanties hebben de weg gevonden naar het Stadshuus, waardoor er een redelijke bezetting is van de incidenteel te verhuren ruimtes, gemiddeld zo’n zeventig boekingen per maand.

Vrijwilligers

Het Stadshuus kan alleen draaien bij de gratie van voldoende inzet van vrijwilligers. Het hele jaar door zijn er op verschillende manieren vrijwilligers geworven. Momenteel zijn 45 mensen geregeld in touw voor het Stadshuus.

Grofweg kunnen vrijwilligers verdeeld worden in vier groepen: gastvrouwen en gastheren, klussers, algemene ondersteuners en bestuurs- en commissieleden.

Loes Vermeer zorgt voor introductie, instructie en begeleiding.

Gastvrouwen en gastheren

De opzet is om het Stadshuus elke dag van de week, drie dagdelen, geopend te hebben. Daarvoor zijn veel gastvrouwen en -heren nodig, alsmede coördinatoren die zorgdragen voor het rooster, de instructie en de huishoudelijke organisatie. Voor de gastvrouwen/-heren is een beleidsplan geschreven, een contract ontwikkeld en een Handboek geschreven. Er zijn geregeld bijeenkomsten waarin veel aandacht is voor instructie en begeleiding.

Omdat het tot nu toe niet is gelukt om voldoende mensen te werven voor het gastvrouw/-heerschap, is helaas een aantal dagdelen in de agenda geblokkeerd voor incidentele verhuur.

Het inroosteren van de gastvrouwen/-heren alsmede het algehele toezicht op hun werkzaamheden willen wij graag beleggen bij enkele coördinatoren, maar ondanks diverse pogingen is ook dat nog niet gelukt.

Klussers

Vanwege het vele achterstallig onderhoud en de aanpassing van het gebouw aan de nieuwe bestemming waren er mensen nodig met kennis en kunde van schilderwerk, elektriciteit, timmeren, loodgieterswerk enz. Gelukkig meldden zich al snel enkele manusjes-van-alles. Samen met vrijwilligers van het Repair Café hebben zij in korte tijd het gebouw aangepast aan de wensen van de huurders.

Algemene ondersteuning

Bij algemene ondersteuning kun je denken aan boekhouding, ledenadministratie, ict, promotie en codesysteem voordeur. Ondanks actief zoeken is het nog niet gelukt om ook hier voldoende mensen voor te interesseren, maar degenen die meewerken hebben over het algemeen goed in de behoefte kunnen voorzien.

Bestuurs- en commissieleden

Behalve de bestuursleden zijn groepen mensen actief in drie commissies, nl. voor het Open Stadshuus (op 12 september en 13 februari jl.), voor de inrichting/uitstraling en voor de evenementen die we zelf organiseren.

Gebouw

Onderhoud

Reeds in een vroeg stadium is op basis van een technisch onderzoek een meerjaren-onderhoudsplan gemaakt voor het gehele gebouw. Er was veel achterstallig onderhoud en in de overeenkomst met de gemeente is opgenomen dat het Stadshuus daarvoor zorgt.

Inmiddels heeft m.n. de klusgroep gezorgd voor het leefbaar maken van het gebouw: wanden zijn geschilderd, schoongemaakt en nieuw opgezet, overal zijn contactdozen van de vloeren verplaatst naar de wanden, de elektrische installatie is nagekeken en aangepast, keukenblocs opgebouwd, de entree is opgefrist en beter verlicht, kleine en grotere gebreken verholpen.

Aan de gevel zijn platen aangebracht met het logo en steekwoorden waaraan het publiek kan zien wat er allemaal in het Stadshuus plaats vindt.

Tijdens NL Doet is samen met het hele team van Kimenai Installatiebeheer een grote slag gemaakt in de verduurzaming van het gebouw: 500 (vijfhonderd) oude tl-buizen zijn vervangen door led-verlichting en de technische installaties (cv, airco’s) zijn gecontroleerd. Op basis hiervan zal nog een aantal zaken worden aangepast.

Vanaf het begin waren er veel sleutels in omloop om het gebouw binnen te komen. Bovendien was niet duidelijk hoeveel sleutels er rondzwerven in Lochem (oud-gebruikers). Daarom is besloten om een codesysteem voor de entree aan te schaffen, gekoppeld aan de elektronische sluiting. Alle (semi-)permanente gebruikers hebben een persoonlijke code ontvangen. Via de computer hebben we nu beter zicht op wie wanneer het gebouw opent.

Met hulp van OpenSpots heeft het Stadshuus nu een eigen WiFi-toegang.

Veiligheid

In januari heeft een groep van vijftien huurders en vrijwilligers met goed gevolg en veel plezier een BHV-cursus gevolgd. Samen met de brandweer is een Ontruimingsplan opgezet.

Een grote tegenvaller is dat de brandmeldinstallatie niet voldoet aan de nieuwe NEN-normen. In de komende jaren zal hier aandacht aan besteed moeten worden. Desondanks is het gebouw momenteel absoluut wel veilig.

Schoonmaak

Tot het achterstallig onderhoud hoorden ook de toiletgroepen en de vloerbedekking. Na rijp beraad is besloten om eerst het ‘opfrissen’ van de toiletten en de reiniging van de vloerbedekking uit te besteden. Vervolgens zijn drie bedrijven ingeschakeld voor de wekelijkse schoonmaak van de wc’s en van de vloeren en twee keer per jaar het lappen van de ramen aan de buitenzijde. Vrijwilligers van de Kledingbank zorgen als tegen­prestatie voor o.a. het lappen van de ramen aan de binnenzijde.

Financiën

Vanaf juli is gestart met het opzetten van een boekhouding, een ledenadministratie en een reserveringssysteem voor de incidentele verhuur. Voor de permanente huurders werden contracten opgesteld en getekend.

Het financieel verslag en de begroting van de penningmeester gaan nader in op de financiële ontwikkeling en stand van zaken.

In het halfjaar dat de vereniging bestaat is er voor ca. € 21.500 aan inkomsten (huur en contributie) binnengekomen. Daar tegenover staat dat er voor ca. € 25.800 kosten zijn gemaakt. Per saldo dus een negatief resultaat van ca. € 4300. Alleszins acceptabel gezien het feit dat een aanloopverlies vrij normaal is bij een dergelijke exploitatie. De kosten gaan vaak voor de baten uit. Door de lening van de Gemeente Lochem hebben we gelukkig geen liquiditeitsprobleem, want aan het eind van het boekjaar hadden we ruim € 53.000 eigen vermogen. Hierbij moet wel bedacht worden dat een aantal investeringen in het kader van achterstallig onderhoud nog niet gedaan zijn in het afgelopen boekjaar en dus de komende jaren op de exploitatie zullen drukken.

Promotie en evenementen

Sociale media

Promotie van het Stadshuus in de vorm van naamsbekendheid en vooral ook laten zien hoe Markt 3 is ingevuld en wat er plaats vindt, was één van de speerpunten meteen na de start. Zo is er een nieuwe website gebouwd (www.stadshuuslochem.nl) en is de Facebook-pagina (www.facebook.com/stadshuus) nieuw leven ingeblazen. Behalve nieuws en activiteiten zijn op de website ook alle inwoners van het gebouw te vinden. Sinds februari sturen we aan alle leden maandelijks een digitale Nieuwsbrief.

Een belangrijke stap was ook ons nieuwe logo. Uit de deelnemers aan een wedstrijd werd het ontwerp gekozen van Onno Dijksma. Het is gebaseerd op de ingang van het gebouw met drie pijlers die tegelijk symbool staan voor de drie aspecten van de organisatie: sociaal-maatschappelijk, cultureel en ondernemerschap.

Open Stadshuus

Twee maal hebben we een Open Stadshuus georganiseerd: 12 september en 13 februari. De laatste keer kwamen bijna 1500 mensen een kijkje nemen. Een ad hoc comité van huurders en vrijwilligers had een rijk gevuld programma samengesteld met muziek, informatiestands en lekkernijen, deels aangeboden door een aantal bedrijven.

Tijdens Open Stadshuus op 13 februari onthulde burgemeester Van ’t Erve het nieuwe logo op de gevel.

Een ander moment waarop we het Stadshuus konden presenteren was tijdens de Kunstroute met Pasen, toen achttien kunstenaars in het kader van Kunstinitiatief  Lochem en i.s.m. de Lochemse Kunstfactor, hun werk toonden. Daarnaast was er een expositie van Arpillero’s voor het goede doel. In die drie dagen kwamen 2800 mensen een kijkje nemen.

Evenementen

In het begin van dit verenigingsjaar zijn we vooral een platform geweest voor anderen  die binnen het Stadshuus evenementen organiseerden (bijv. Festival Lokaal van SWL, Bewust Achterhoek, Gave Dingen doen, de Boekenweek, de Lochemse Kunstfactor), maar nu het opzetten van de organisatie minder tijd kost, kunnen we ook zelf activiteiten organiseren.

Herman Nossent (sinds maart) en Jan Hagendoorn (sinds mei) zorgen elk om de week op woensdagochtend voor pianomuziek in de Huiskamer.

Op 28 maart jl. organiseerden we een lezing over Jeroen Bosch door Annet van Wiechen, die goed bezocht werd en een succes was.

Half april zijn we gestart met een eigen Evenementencommissie. De eerste brainstormbijeenkomsten zijn inmiddels geweest. Voor het seizoen 2016-2017 hopen we met een goed eigen programma te komen.

Daarnaast zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met andere (overkoepelende) organisaties om meer reuring in de binnenstad van Lochem te brengen.

Steun van derden

Het Stadshuus heeft dit jaar veel steun gehad van alle vrijwilligers en daarnaast van een aantal bedrijven. We noemen:

–           Langeveldschilders,

–           Klussenbedrijf Berry Dijkerman,

–           Kimenai Installatiebeheer BV,

–           Juno Smart BV,

–           Nico Groen,

–           Steunfonds Lochem,

–           Fonds 1819,

–           St. Maatschappelijk Belang Lochem,

–           de gemeente Lochem.

Allemaal hebben ze op hun terrein een steen bijgedragen aan de ontwikkeling van het Stadshuus in de huidige vorm. Wij zijn hen daar zeer erkentelijk voor.

Ten slotte…..

Gezien de snelheid waarin het Stadshuus zich heeft ontwikkeld, is in het bovenstaande misschien niet alles vermeld. Het overzicht is echter zo volledig mogelijk.

De periode van bouwen is nu voorbij, het huis staat, moet nu beheerd gaan worden. En zoveel mogelijk gebruikt. Leden van de vereniging/inwoners van Lochem zijn nu aan zet, want alleen samen met veel mensen kan er iets moois blijven bestaan.

Lochem, mei 2016

Rikie Oosthof, secretaris